Juin | unpetitourenlituanie

Semaine 10

Semaine 11

Hop hop hop une semaine de vacances qui a fait beaucoup de bien mais je ne perds pas de temps pour m'y remettre! Les touristes n'attendent pas! Je prends le temps de faire le point avec Ignas afin de savoir quel sera le travail de la semaine, nous nous répartissons de nouveau les groupes et je reprends doucement le rythme. J'assure mes missions habituelles durant tout le début de la semaine puis Ignas m'apprend comment réaliser un devis. Il me confie la demande d'un groupe de personnes handicapées atteintes de surdité voyageant avec Costa et souhaitant des excursions adaptées à leur handicap pour les escales de Klaipéda et Tallinn. Je regarde donc quelles sont les prestations payantes dans chacun des programmes et consulte les tarifs dans la base de données. Problème: lorsque j'appelle les guides, je me rends compte que l'excursion de Tallinn a lieu le 20 Août et qu'il s'agit d'un jour férié en Estonie. Je dois donc appeler chacun des musées et monuments pour savoir si ils seront ouverts ou non ce jour là. Par chance la plupart le sont mais deux sont quand même fermés. Je dois aussi batailler avec les guides qui souhaitent une rémunération plus élevée alors que je dois proposer les meilleurs prix au client, j'use donc de toute ma diplomatie quitte à passer un peu de pommade aux plus tenaces! Une fois que j'ai repertorié tous les prix, mon maître de stage me montre comment calculer le tarif final avec Excel. C'est finalement le plus compliqué pour moi! En effet, je n'ai absolumment pas l'habitude de ce logiciel et même si il permet de gagner beaucoup de temps, je le trouve compliqué à utiliser mais là, je n'ai pas le choix! Après quelques éclaircissements, je commence à mieux comprendre le fonctionnement. Reste encore que je ne suis pas à l'abri d'une erreur car on calcule le tarif pour 10, 15, 20, 25, ... 45 pax et plus. Lorsque l'on change de catégorie, il faut parfois changer la marge ou le coût des transports et j'oublie encore quelque fois mais il s'agit d'une habitude à prendre. J'adapte moi-même les horaires de chaque programme et je suis très fière de l'autonomie que je gagne chaque semaine dans mon travail. Désormais, mon maître de stage et moi-même formons une vraie équipe et sommes très complémentaires. Ma présence lui permet d'avoir moins de travail, particulièrement à cette période et moi, je profite d'une formation complète.

Ensuite et afin de faire un petit lien avec l'actualité, cette semaine a été marqué par l'annulation d'un groupe. La raison? La grève dans le secteur aérien en France bien sûr. C'est incroyable mais en France, je n'avais jamais imaginé les conséquences qu'une grève pouvait avoir à l'étranger dans le tourisme! C'était donc plutôt formateur. Le groupe en question est un groupe qui n'a pas cessé de nous poser des problèmes depuis quelques semaines, l'annulation était donc en quelques sorte la cerise sur le gâteau. Il ne s'agissait pas de l'un de mes groupes mais Ignas a procédé de la sorte: il a annulé tous les hôtels et tenter d'amortir au maximum les frais d'annulation en jouant sur le report prévu de ce groupe quelques semaine plus tard. Parfois ça marche, parfois non et dans ce cas, les frais pour nos partenaires sur place sont plus grands. Il a aussi annulé les restaurants et les guides qui parfois eux même avaient oublié ce groupe. Au total, l'agence s'en sort plutôt bien puisque les grèves n'ont pas touchés d'autres groupes.

Voilà donc ce que je pouvais dire de ma semaine de reprise. Et la semaine prochaine, on remet ça! :)

Semaine 12

Cette semaine commence par une bonne nouvelle car j'ai validé mon premier dossier groupe! Il s'agit du groupe de Costa dont j'ai suivi le dossier de A à Z: contact des guides, élaboration du devis, envoi de la proposition... Au total, c'est une centaine de personnes qui partiront suite à mon travail, je dois avouer que c'est plutôt gratifiant de sentir que le travail que l'on a pu faire pendant une journée paie. Je suis ravie car bien que le stage avance, je découvre chaque semaine un nouvelle facette du métier et je suis en mesure d'assurer quasiment toutes les fonctions du Responsable des ventes groupes.

La semaine se poursuit normalement et l'un de mes collègues reçoit une demande d'individuels qui arrivent par un bâteau de croisière et qui souhaiteraient une excursion privée dans la ville de Tallinn. Il me propose de m'en charger! C'est avec joie que j'accepte de traiter cette demande. C'est un peu une sorte de défi pour moi alors je fais en sorte de rendre la proposition la plus belle possible et tente de vendre un peu du rêve dans ma présentation de la ville que je rédige du début à la fin bien que certaines soient déjà toute prêtes. Cela ne vous aura pas échappé mais j'aime écrire, c'est donc un plaisir pour moi de rédiger et de mettre en forme les devis pour les clients. J'ai envoyé la proposition la journée même et j'attends désormais une réponse de la cliente.

Dans la rubrique erreur cette fois, j'ai oublié de réserver un restaurant pour un groupe qui s'est concrètement présenté au restaurant sans réservation. Enfin, ce n'est pas que j'ai oublié, c'est qu'il y avait en fait une autre réservation dans un restaurant et j'ai (stupidement) oublié de changer le nom du restaurant sur le voucher du guide. Conséquence: le groupe ne s'est pas rendu au bon restaurant. A cause de cette erreur, le restaurant qui devait vraiment accueillir le groupe nous facturera 50% de pénalités et l'agence devra payer en plus le restaurant qui a accueilli le groupe. C'est vraiment frustrant car je passe un temps fou à re-vérifier chaque réservation et une petite étourderie entraîne une "grosse" erreur. J'étais un petit peu déçue de cette erreur mais c'est aussi de cette manière que j'apprends à être plus rigoureuse.

Et puis il faut dire que le matin même un événement s'est produit dans l'un de nos groupes et cela a tout de suite minimiser l'impact de mon erreur. En effet, l'une des personnes qui voyageait avec un groupe est décédée des suites d'une crise d'asthme. C'est très perturbant car on n'envisage jamais qu'une telle chose puisse se produire et il faut malgré tout garder de la distance avec cela, chose qu'Ignas a très bien fait. Dans ce cas, les assurances rentrent en jeu tout en respectant la douleur des personnes concernées. Le mari de la personne décédée a été rapatrié en France le lendemain avec le corps de celle-ci et le groupe a poursuivi son voyage.

Voilà pour la pause "joie" de mon blog. On est déjà vendredi et le week-end n'a jamais été aussi proche! Et quel week-end! Lundi est un jour férié ici en Lituanie et par conséquent, c'est un week-end de 3 jours qui m'attend! :).

Semaine 13

Le stage se poursuit et mes missions demeurent les même! On peut dire que cette semaine de 4 jours aura été vraiment calme. En effet, la saison avance et les groupes dont je suis en charge s'espace.nt Parfois, un toutes les 2 semaines ce qui me donne un peu moins de travail à faire. Cependant, Ignas me laisse rarement sans travail et me donne aussi quelques devis à calculer car la saison ralentit mais il faut déjà calculer le prix des circuits 2014 et les demandes de devis ne cessent d'arriver à l'agence. Cette période est très important car elle dépend du succès de la prochaine saison, il faut donc s'investir à fond dans chaque proposition pour gagner le plus de groupe possible.

A la fin de la semaine, j'ai préparé l'enveloppe destinée au groupe Plein Vent arrivant le vendredi. Il faut être attentive les derniers jours avant l'arrivée du groupe car c'est à ce moment là que je reçois les vols mais aussi les annulations de dernières minutes. Quand c'est le cas, je préviens rapidement les hôtels et restaurant pour limiter les pénalités. Quant aux vols, une fois que je connais les vols horaires exacts d'arrivée et de départ, je dois réserver les transferts car parfois, il y'a jusqu'à 3 départs dans la même journée, certains même d'une ville différente ou le groupe séjourne. Enfin simplement, il faut comprendre que les derniers jours sont les plus important dans la gestion d'un groupe car c'est à ce moment là qu'il faut achever les détails du circuit.

Voilà ce que je pouvais dire sur cette treizième semaine de stage. La semaine prochaine, on change de mois! Cliquez.