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Semaine 1: Un début de stage prometteur!

Cette première semaine au sein de l'agence Baltic Blues fut pour moi très agréable. Contrairement au stage que j'ai pu effectuer auparavant, cette semaine n'était pas seulement dédiée à l'observation et j'ai déjà pu déjà faire quelques tâches intéressantes.  ​

Mais laissez moi d'abord vous présenter mon maître de stage, il s'appelle Ignas et parle très bien le français ainsi que l'anglais et le russe. Tout au long du stage, il sera chargé de m'encadrer et de veiller au succès de mon stage. Au cours de cette première semaine, il s'est montré très présent et attentif à mon bien être au sein de l'agence.​

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Cette semaine fut courte en raison du 1er Avril mais elle fut bien remplie si bien que je n'ai pas eu le temps de m'ennuyer. J'ai d'abord rencontré chacun des membres de l'équipe et vu quelle était la spécialité de chacun. Ignas m'a ensuite montré le poste où je travaillerais! Le grand luxe puisque j'ai mon propre bureau, mon propre ordinateur et je ne suis pas placée dans un coin reculé du bureau ou personne ne peut me voir, cette dernière nouvelle me réjouit et me motive pour la suite. L'agence est plutôt grande et spacieuse, les bureaux sont disposés en U et nous nous faisons tous plus ou moins face. C'est surprenant de voir combien l'ambiance dans l'agence est studieuse, on entend simplement le bruit des claviers sur lesquels on tapote ardemment. Cela ne signifie pas qu'il y'a une mauvaise ambiance ou qu'il y'a de la tension mais j'ai l'impression qu'il y'a un temps pour tout en Lituanie. On peut très bien s'entendre avec son collègue mais le travail, c'est le travail et on parle à la sortie du travail ou au cours du déjeuner mais rarement pendant.​

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Ignas me présente ensuite le logiciel sur lequel ils travaillent dans l'agence, c'est un logiciel unique puisqu'il a été créé spécialement pour l'agence Baltic Blues. Contrairement à certains de nos logiciels français, il est vraiment simple d'utilisation. Il n'y'a pas besoin de rentrer 3-4 codes avant de parvenir au contenu qui nous intéresse, un seul suffit. Il me présente ensuite rapidement le site de Baltic Blues et me fait un petit topo sur les produits.



Le mardi, quelques membres de l'équipe sont conviés à une petite réception à l'hôtel Europa City à l'occasion de son dixième anniversaire. J'ai la chance d'y participer, je me dis que ce sera pour moi l'occasion de découvrir l'un des partenaires de l'agence mais aussi de découvrir les concurrents de cette dernière. Lorsque nous arrivons, il y'a déjà beaucoup de monde et l'élégance est au rendez-vous. Après un bref discours (dont je ne comprend pas un seul mot puisqu'il est en lituanien...) du directeur, nous partons visiter l'hôtel. Le concept est assez original puisque chaque étage correspond à une ville, il y'a cinq étages: Paris, Tokyo, Berlin, Rome et Moscou. A chaque étage, une animation en rapport avec la ville est organisée. Pour Paris, par exemple, elle est orientée sur l'amour à la française et "La vie en rose" d'Édith Piaf est jouée par un violoniste pendant qu'une ballerine s'épanouit au milieu de la pièce. Joli moment. Ensuite, nous redescendons et parvenons à une salle de conférence dans laquelle un orchestre nous attend, une cantatrice est aussi présente. Le moment est aussi insolite qu'émouvant. Enfin pour terminer, nous nous rendons dans le restaurant où un copieux buffet a été préparé pour les invités. Je conserverai un très bon souvenir de cette visite.

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Je consacre les jours qui suivent aux programmes techniques et à l'élaboration des cotations pour chaque programme. En ce qui concerne les programmes techniques, mon rôle est en fait de rendre le programme compréhensible pour l'accompagnateur. Je dois donc le détailler en ajoutant les dates et heures d'arrivée et départ si nécessaires, les horaires de rendez-vous pour les visites et les repas et ajouter le nom et téléphone des guides locaux. Je dois me mettre à la place d'un accompagnateur qui ne connaît pas la destination m'explique Ignas, lui fournir tous les renseignements utiles pour le bon déroulement du voyage.

Une fois le programme technique terminé, je m'occupe de la cotation ou de ce qui ressemble à une cotation car c'est plutôt le "squelette" du programme. Je m'explique. Je répertorie chacune des prestations payantes du voyage (hotels, visites, repas, guides...) je recherche les prix et je les note jour par jour et heure par heure. A la fin, j'ai la liste des prestations ordonnés pour chaque jour, une sorte de programme simplifier dont le but est de calculer le prix final. Je n'ai pas encore vu comment le calculer, j'y reviendrai donc plus tard.

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Enfin, j'ai aussi eu la mission de contacter quelques guides locaux parlant le français afin de remplacer un guide qui s'est désisté au dernier moment. Une tâche qui ne fut pas simple car l'accompagnement se déroule lors de la haute saison lituanienne et la plupart des guides sont réservés. Mais, à force de persévérance, j'ai fini par trouver une guide disponible aux dates prévues.​

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En fin de semaine, Ignas m'annonce que toute l'équipe, moi compris, partons en week-end de formation non loin de Trakai. I like it!

Week-end de formation

 

Comme je vous l'annonçais plus haut, j'ai la chance de partir en week-end de formation avec toute l'équipe de l'agence. Pour être honnête, je ne sais pas vraiment à quoi m'attendre mais je m'attend à quelque chose de bien puisque les seules informations qui ont filtrées sur ce week-end concernent une journée au sauna. Je me prends à rêver!



Nous partons donc le samedi comme prévu (à quelques heures près...) en direction de Trakai, ce n'est pas très loin, il faut compter environ 40 minutes de voiture. Durant ce court voyage j'aperçois le magnifique château de Trakai mais comme nous sommes déjà en retard, je ne peux pas prendre de photo... Nous arrivons ensuite dans une petite route enneigée et terminons notre parcours dans une petite forêt et je découvre notre hôtel. C'est très beau, on dirait un peu une carte postale de Finlande avec les forêts boréales enneigées , et pour ne rien gâcher, le soleil est au rendez-vous! Un fait extrêmement rare car depuis que je suis arrivée, je n'ai dû le voir que deux fois... Je savoure l'instant.



Puis nous partons découvrir nos chambres, elles sont  belles. Marius, le directeur de l'agence, m'apprend que cet hôtel appartient à un célèbre joueur de poker lituanien... Je partage ma chambre avec Anastasia, une ancienne stagiaire de l'agence qui travaillera dans celle-ci une fois ses études terminées. 



Une fois nos valises déposées, nous rejoignons une salle réservée aux entreprises avec tout le matériel pour travailler dans de bonnes conditions: tableau numérique, rétro-projecteur, ordinateur, paperboard et une petit table avec café, thé, eau et petits gâteaux à disposition. Je suis un peu surprise car c'est la première fois que je viens dans ce type de lieu et j'avoue que "ça en jette"... Ça me donne envie de devenir une femme d'affaires juste pour visiter de superbes lieux! Bref, plus de doute possible, nous sommes bel et bien ici pour travailler! On s'y met. 

 

Au programme: trouver de nouvelles idées pour maximiser le développement de l'agence. A la clé? Des places pour aller voir le Cirque du Soleil à Vilnius! En effet, pour motiver son équipe, Marius n'hésite pas récompenser les meilleurs. Certains diront que cela entraîne un esprit de compétition et par extension une mauvaise ambiance de travail. Pour ma part, je trouve cela plutôt bien à partir du moment ou ça reste ponctuel comme c'est le cas ici.
Pour commencer, Marius nous fait la présentation d'un type de stratégie pour donner un fil conducteur à l'équipe dans sa recherche d'idées. Je remarque que le PowerPoint a été traduit en anglais afin que je puisse suivre la présentation; une intention qui me touche beaucoup puisqu'elle démontre à quel point l'équipe souhaite m'intégrer. Une fois la présentation terminée, nous faisons par équipe quelques brainstorming afin de filtrer au maximum les informations et voir ce qui est important ou non pour une entreprise: image, communication, site internet, feedback... La journée se poursuit ainsi jusqu'à 20h00 puis nous partons dîner. Je découvre ensuite qu'un sauna est à notre disposition à seulement quelques enjambées de nos chambres. Je suis aux anges! Une occasion unique de découvrir le sauna lituanien... Comment c'était? La réponse ici.

Le lendemain, nous continuons nos réflexions sur la bonne stratégie à adopter puis vient enfin le moment ou chacun expose les idées auxquelles il a pensé pour dynamiser l'agence. Une fois que tout le monde a pris la parole, moi comprise, nous procédons à un vote afin d'élire les deux meilleures idées. Naturellement, j'ai gagné! D'accord, c'est un mensonge... Ce sont les idées de Marysa et Héléna qui ont été retenues, elles remportent chacunes une place pour le Cirque du Soleil. Bravo!

Semaine 2

          Après ce petit week-end très sympathique, retour à l'agence! Les clients n'ont pas eu de scrupules durant le week-end et je vois mes collègues s'activer pour répondre aux différents mails qui leurs sont parvenus. En ce qui me concerne, c'est plutôt calme. Ignas me donne quelques programmes techniques à peaufiner et j'élabore quelques cotation. Parfois, je passe quelques coups de téléphone avec, n'ayons pas peur des mots, un anglais quelque peu approximatif... A l'autre bout du téléphone, je sens bien que je ne suis pas parfaitement comprise. Parfois je regarde mon maître de stage avec des yeux qui crient "MayDay" mais rien à faire, je dois me débrouiller seule et faire face à cette incompréhension générale! Puisque, pour ma défense, l'anglais litunanien, ce n'est pas simple non plus. Ils ont un petit accent qui je n'arrive pas encore à saisir totalement si bien que parfois, le sens de certains mots m'échappent totalement... Imaginez seulement 5 minutes le chaos qui  règne dans ces moments là. Folklorique.

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Le reste du temps, je réalise un e-learning sur l'Estonie afin d'en savoir un peu plus sur ce pays. C'est mon maître de stage qui m'a recommander de le faire et j'avoue que c'est assez utile car j'arrive à mieux situer les différents lieux inscrits dans les programmes de voyage.



            Enfin, Ignas m'informe que je pars en voyage avec Marius et l'un des guides de l'agence dès le jeudi! Une surprise de plus pour moi d'autant plus que je pars quatre jours et que je vais traverser les trois baltes! So, what else? Le but de ce voyage est de repérer les lieux pour un tout nouveau circuit à vélo. Cette semaine aura donc vraiment été courte à l'agence. A peine le temps de travailler un peu que je prépare une nouvelle fois ma valise!  

Road Trip à travers les Pays Baltes...

      Me voilà donc une fois de plus entrain de préparer ma valise et toujours les mêmes questions. Que dois-je prendre? Tenue professionnelle ou non? Talons, bottes, basket, ballerines? Sèche cheveux, fer à lisser, les deux? Au final, je termine ma valise en hâte sans trop réfléchir à ce que j'emporte et si ce sera suffisant. Je prends quand même le soin d'ajouter mon maillot de bain et une serviette de bain, au cas où... Je ne sais pas d'où exactement me vient cette manie mais en grande rêveuse, j'ai toujours espoir de trouver sur mon chemin une piscine ou mieux, un sauna... Bref. La valise est prête, je file à l'agence!

       Nous ne partons finalement qu'en début d'après-midi. Nous devons passer chercher la guide qui nous accompagnera: Eagle. Elle doit repérer les lieux car c'est elle qui accompagnera le groupe qui réalisera plus tard le circuit. Je suis fière de l'accueillir avec un très assuré "Nice to meet you!", j'aime bien dire cette phrase, elle donne l'espace d'un temps l'illusion à mon interlocuteur que je suis bilingue... On décolle! Le temps est maussade, j'espère qu'il y'aura un peu plus de soleil aux abords de la mer.

 

        Cap sur Klaipeda, la troisième plus grande ville de Lituanie après Vilnius et Kaunas. Sur la route, nous voyons de nombreuses cigognes et j'apprends que c'est le symbole de la Lituanie. Partout, on voit des installations pour accueillir les nids de ces dernière même sur les toits des maisons et pour cause, la cigogne est signe de chance. Si une cigogne établit son nid près de votre maison alors cela vous promet une heureuse année. Après quelques heures de route, nous arrivons enfin. Marius m'informe qu'autrefois, sous la domination allemande, la ville s'appelait Memel et que la ville appartenait à la Hanse. Nous repérons les pistes cyclables que le groupe empruntera pendant un long moment, Eagle prend de nombreuses notes. Parfois, des petits choses rares comme cette biche plantée au milieu de la route qui semble attendre le déluge. Nous arrivons à la corne de Vente qui est connu pour accueillir de grandes population d'oiseaux lors de la migration. On voit enfin un bras de mer partiellement gelé et ça et là, quelques oiseaux un peu en avance. Il y'a aussi un petit fort abandonné dans lequel nous montons et à quelques pas, un musée. C'est très préservée, il fait bon respirer l'air pur de la mer! Après un bon dîner, nous regagnons nos chambres pour une nuit de sommeil bien méritée. 

     Le lendemain, départ pour le Parc National de l'Isthme de Courlande. Il se situe sur le bras de terre face à Klaipéda, nous empruntons donc le ferry pour traverser les quelques kilomètres qui nous séparent du parc. Aujourd'hui le temps est ensoleillé, une vraie chance qui nous permettra d'admirer les dunes parées de leur plus belles couleurs! Nous arrivons à la plus célèbre dune du parc: la dune de Nida. C'est époustouflant et malgré le vent frais qui me paralyse littéralement, je ne peux m'empêcher de m'émerveiller! On ne se croirait pas du tout en Lituanie mais plutôt dans un pays du Sud. Tout ce sable et la mer au loin m'offrent de jolie photos "cartes postales".

        Nous retournons à Klaipeda prendre les vélos qui serviront au circuit puis nous poursuivons notre périple en direction de Riga. Encore quelques heures de route à découvrir les paysages baltes. Nous franchissons la frontière et changeons de pays donc de langues et encore une fois de monnaie. Nous faisons un bref passage par Jurmala pour voir où se situent les pistes cyclables, juste le temps de voir une fois de plus la Baltique complètement gelée, ça m'impressionne! Nous arrivons tard à Riga et il pleut. La visite aura lieue le lendemain matin. Bonne nuit!

         Riga est une très jolie ville qui bénéficie d'un centre historique très conservé. Il est très tôt quand nous commençons la visite et nous ne croisons que quelques touristes encore endormis. J'apprécie cette ballade matinale car nous avons passé plus de temps dans la voiture qu'ailleurs ces deux derniers jours et mes articulations manquent d'exercice. C'est rapide mais très enrichissant, je suis heureuse de voir en vrai les monuments que j'ai un jour présenté lors d'un exposé de géographie pendant mon BTS. La visite s'achève par un cappuccino et nous partons pour Tallinn. 

          Les cigognes continuent de nous accompagner et nous parvenons bientôt au Parc Lahemaa qui se situe tout au Nord de l'Estonie. Nous découvrons les chemins qui seront emprunter par les cyclotouristes au fil des multiples paysages qu'offre le parc. On voit aussi de nombreuses habitations typiques. Nous passons un long, très long moment dans le parc. Il faut dire qu'il est immense! Je prends quelques photos au vol et nous partons pour la capitale estonienne. Il fait déjà nuit quand nous arrivons. On pose nos valises et on part dîner! J'aime beaucoup le centre de Tallinn, c'est très médiévale et animé! Il y'a de nombreux jeunes et j'ai le plaisir de retrouver l'euro l'espace d'une soirée. Malheureusement, nous n'aurons pas le temps de visiter plus Tallinn mais j'envisage déjà d'y retourner avant la fin de mon stage car la ville a vraiment l'air superbe et je veux vraiment la voir de jour. Nous partons enfin nous coucher car demain la route du retour sera longue! Ce petit voyage fut une très belle expérience, j'ai pu avoir un aperçu de chacun des Pays Baltes et je sais désormais où orienter mes voyages futurs! 

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Semaine 3

        Ma première semaine complète de stage! Cette semaine est un véritable tournant pour moi car je sens que, petit à petit, mon maître de stage me délègue pas mal de petite mission. J'ai désormais en charge l'un des principaux partenaire français de l'agence et Ignas ne s'occupe plus des mails qui proviennent de ce groupe. Quel pression! Je réponds donc aux e-mails, effectue les réservations, m'occupe des rooming list, affine les programmes techniques et vérifie qu'il ne manque aucun guide. L'une de mes missions consiste aussi à contacter les guides locaux francophones pour les visites des groupes. Je parle en français généralement, cela me permet de jauger le niveau des guides. Ignas me demande de rédiger quelques annotations sur le niveau des guides dans la base de données. Une fois les guides trouvés, je leur envoie un petit mail avec toutes les informations nécessaires. Parfois, ce n'est vraiment pas simple de trouver un guide car il n'y a pas beaucoup de guide francophones et il faut savoir que les guides travaillent non-stop ici. J'entends par là qu'ils acceptent de nombreux accompagnements partout et qu'ils ont donc très peu de disponibilités. C'est si compliqué quelques fois qu'il faut diviser la journée en deux et faire en fonction des disponibilités des guides et avoir deux guides différents pour une seule journée. 

        Je sens que je prends peu à peu confiance en moi et que des choses qui me paraissaient difficiles au départ me semblent aujourd'hui plus simple. Je pense par exemple au téléphone! C'est un peu le grand cauchemar des stagiaires et c'est encore pire quand c'est dans une langue étrangère. Mais, ce n'est quand même pas un téléphone qui va m'effrayer?! Non bien sûr! Alors à force de pratique, je suis désormais plus à l'aise avec mes interlocuteurs.

          Bref, je fais mon petit bonhomme de chemin au sein de l'agence et gagne chaque jour un peu plus en professionnalisme et connaissances. 



             

Semaine 4

          Cette quatrième semaine de stage sonne pour moi comme un calvaire et ce n'est rien par rapport à celles qui vont suivre! Je vous l'avais caché jusqu'ici mais mon maître de stage se marie!!! Je suis très heureuse pour lui et je lui souhaite beaucoup de bonheur! Qui dit mariage dit voyage de noces... Ignas part donc pour deux semaines à Bali! Quel veinard! Moi aussi je veux de l'exotisme et des plages paradisiaques! Mais pas de changement de décor au programme, je devrai assurer le remplacement de mon maître de stage pendant trois semaines qui me paraissent déjà une éternité. Entendons nous bien, je suis ravie de cette chance car je ne pourrai jamais mieux apprendre que par moi-même et c'est vraiment une marque de confiance de mon entreprise mais... Hé oui, il y'a toujours un "mais", le seul soucis c'est que je n'ai jamais eu confiance en moi. Il m'est arrivé de rester stupéfaite devant des résultats que j'avais pu obtenir. Je me demandais qui pouvait bien être cette fille qui avait cartonnée ça et là sans réaliser que c'était moi! Et heureusement que des gens croient en moi car plus d'une fois, j'aurais louper quelques virages sans eux... Enfin bref, tant de responsabilités pour moi, c'est l'angoisse si bien que je passe cette semaine a posé un maximum de questions à Ignas avec l'espoir suprême que l'une de ses réponses sera la solution à l'un de mes problèmes dans un futur proche. Quand il me demande si je suis prête, je lui retourne la question en lui demandant si lui pense que je peux le faire... Réponse: humm je ne sais pas encore mais j'ai confiance. Merci parce que moi pas du tout! C'est ainsi que vendredi, je commence ma première demi-journée seule puisque Ignas doit se rendre en Suisse pour assurer la promotion de l'agence. Seule à mon bureau, je suis un peu tendue et j'ose à peine ouvrir certains mails dont les objets me paraissent suspects! Finalement je me lance et je commence à me détendre. J'ai été bien briefé par mon maître de stage et je peux répondre à la plupart de ces derniers. Et puis, je ne suis pas seule. Les autres membres de l'équipe peuvent m'aider mais c'est un peu délicat de leur demander de l'aide car ils semblent si absorbés dans leur propre travail que je n'ose pas trop. En Lituanie, chacun a sa tâche et même si ils veulent bien vous aider, les lituaniens considèrent que c'est une perte de temps pour eux, qu'ils perdent des minutes précieuses pour une cause qui n'est pas la leur. Je ne sais pas comment l'expliquer, ce n'est pas de l'égoïsme ou de l'esprit de compétition, c'est leur manière de voir les choses.

             Finalement, l'après-midi se passe sans problème quand le téléphone sonne. Vous vous doutez bien que je ne me précipite par pour répondre et de toute manière, ce n'est pas une chose que j'aurai à faire souvent puisque la plupart des interlocuteurs sont lituaniens ou russes. Ramuna décroche et me tend le téléphone. Il s'agit de l'un de mes groupes, au téléphone on parle anglais. Je dois retrouver un peu de concentration, c'est la réceptionniste de l'uns de nos hôtels: deux bagages ont été oubliés par l'un d'un groupe le matin même. Problème: le groupe est déjà en route pour Tallinn alors que les bagages, eux, sont à Riga... Je demande un peu d'aide à Ramuna puis au boss afin de résoudre ce problème. Finalement l'un de nos collègues de Riga peut récupérer les bagages et les charger dans un bus pour Tallinn le lendemain. Il s'ensuit un tas de coups de téléphone à la guide, aux hôtels puis des mails pour confirmer afin que tout se déroule parfaitement. J'ai bien mis deux heures à résoudre ce petit problème. J'ai déjà hâte d'être à la semaine suivante... On change de mois les amis donc pour voir la semaine 5, c'est par ici.



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